Mich erreichen panische Anrufe von Handwerkern und Steuerberatern wegen der
e-Rechnung Pflicht ab 2025
e-Rechnung ab 2025 und was jetzt zu tun ist
Nachdem sich jetzt mehrere meiner Kunden und Geschäftspartner, teilweise in Panik, angerufen haben, weil sie von der Handwerkskammer ein Schreiben erhielten, in dem sie aufgefordert wurden, sich auf die e-Rechnung vorzubereiten, möchte ich meine Sicht darstellen: was genau auf uns zu kommt, was jetzt zu tun ist.
Aktueller Stand
Update: 21.11.2023 – das Gesetz ist am 17.11.2023 durch den Bundestag verabschiedet worden.
Aktuell befindet sich ein Gesetzentwurf in der Diskussion, der die e-Rechnung (andere Schreibweise e-Rechnung) verpflichtend einführt.
“Die Einführung der obligatorischen e-Rechnung (Artikel 30 Nummer 1 bis 6 und Artikel 31) tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.”
Zitat: Seite 240, Absatz 7 *
Was ist die e-Rechnungspflicht?
Die neue Form der Rechnung wird vom universellen PDF-Format auf ein Format umgestellt mit Daten. Sie kennen das sicher aus ihrer täglichen Buchhaltung, wie man mit KI, oder früher OCR, versucht hat, den Text und den Inhalt aus den Rechnungen auszulesen. Die Erkennung ist heute ganz gut entwickelt, ist jedoch weit entfernt von 100% Trefferquote. Das bedeutet, dass immer noch ein Mensch jeden Beleg / die erkannten Daten, wie zum Beispiel die Rechnungsnummer oder das Belegdatum erfassen oder überprüfen muss. Eine Rechnung mit Daten bedeutet, dass die Informationen nicht mehr ausgelesen werden müssen, sondern in der Rechnung so zur Verfügung gestellt werden, dass das System des Rechnungsempfängers sie lesen kann. Damit ist auch zuverlässiges und automatisches kontieren möglich.
Für viele ist das PDF per E-Mail bereits so eine Art e-Rechnung. Der Sprachgebrauch ist da nicht so ganz exakt. Die e-Rechnung, die hier gemeint ist, ist ein “neues” Format. Derzeit gibt es zwei bekannte Formate:
1.) ZUGFeRD -> PDF-Datei mit eingebetteter XML Datei**
2.) X-Rechnung oder auch XRechnung -> XML Datei mit einem bestimmten Aufbau***
Der Unterschied zwischen einer PDF Rechnung und der e-Rechnung ist, dass die e-Rechnung alle Daten zur Rechnung als sogenannter Datensatz enthält. Damit entfällt die KI oder OCR- Texterkennung in Zukunft. Es ist eine 100% ige Prozessoptimierung mit Automatisierung bei der Verarbeitung von Rechnungen.
Wann wird die e-Rechnung Pflicht eingeführt?
Aktuell ist Folgendes geplant:
- 01.01.2025 Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, die e-Rechnung in den genannten Formaten entgegenzunehmen. Das bedeutet, den Tod der Papierbuchhaltung. -> das bedeutet den Tod der Papierbuchhaltung.
- 01.01.2026 Alle Unternehmen müssen im B2B Bereich, also zwischen Unternehmen die e-Rechnung in den Formaten ausstellen können.
Was bedeutet das für mich als Steuerkanzlei / Steuerberater?
Aktuell ist es so, dass die Papierbuchhaltung noch einen großen Anteil der Mandate in den Kanzleien einnimmt. Diese Form der Buchhaltung wird mit Einführung der e-Rechnung nicht mehr möglich sein, da die digitale Rechnung digital verarbeitet werden muss.
Es ist deshalb sinnvoll, sich jetzt schon auf die Umstellung voll digitaler Prozesse vorzubereiten. Es gibt zahlreiche hilfreiche Tools, die die Digitalisierung zu teilweise kleinsten Preisen sensationell unterstützen, wie z.B. invoicefetcher. Dieses Tool holt voll automatisch Belege aus diversen Quellen ab und überträgt sie an alle gängigen Buchhaltungsprogramme. Dadurch entfällt das Herunter- und wieder Heraufladen, Abspeichern und andere Schritte.
Durch den Einsatz solcher Tools ist außerdem eine Kontrolle der Vollständigkeit durch die Mandanten in Vorerfassungssystemen, wie lexoffice, Datev Unternehmen Online, Buchhaltungsbutler und so weiter möglich. Das wiederum führt zu Zeitersparnis auf der Suche nach fehlenden Belegen Monat für Monat in der Kanzlei.
Daher lohnt es sich, aus meiner Sicht, jetzt mit der Umstellung auf voll digitale Buchhaltung gemeinsam mit den Mandanten zu beginnen. Da kann man ganz systematisch vorgehen.
Was bedeutet das für mich als Unternehmen, egal ob Handwerker oder nicht?
Unternehmen müssen auf die voll digitale Buchhaltung umstellen, da sie in jedem Fall digitale Rechnungen entgegennehmen müssen.
Die entsprechenden Fähigkeiten der Rechnungsprogramme werden sicherlich seitens der Hersteller rechtzeitig eingebaut, sobald das Gesetz verabschiedet ist.
Bei individuellen Lösungen kann man sich schon um die Programmierung oder einen Software-Wechsel kümmern. Aktuell bieten kaum Programme die Entgegennahme der e-Rechnung an. Manche können sie bereits ausstellen.
Ich empfehle den Unternehmen trotzdem jetzt die Zeit zu nutzen auf voll digitale Prozesse gemeinsam mit ihrem Steuerbüro umzustellen. Solche Prozesse dauern und außerdem bieten sie die Chance auf Zeitersparnis. Wichtig ist, dass sie richtig aufgesetzt sind. Der erste Schritt kann sein: Das Einsammeln lassen von Belegen.
Schauen wir uns mal ein Beispiel eines Buchhaltungsprozesses an, wie es ich es häufig in der Praxis erlebe:
VORHER:
Das Unternehmen erstellt seine Rechnungen in Word und macht dann PDF daraus, versendet die Rechnung per Mail, legt sie auf dem Laufwerk ab, lädt sie beim Steuerbüro hoch. Die Eingangsrechnungen werden mühsam aus den verschiedenen Postfächern gezupft, gespeichert, hochgeladen.
Jeden Monat geht man in verschiedene Accounts und lädt jede Rechnung herunter. Um zu schauen, ob man alle Belege erwischt hat, hakt man Zeile für Zeile den Kontoauszug ab.
NACHHER:
Das Unternehmen erstellt die Rechnung in einem Vorsystem wie z.B. lexoffice, versendet die Kundenrechnung direkt aus dem System und überträgt die Rechnung am Monatsende per Knopfdruck an das Steuerbüro.
Eingangsrechnungen landen “von alleine” in lexoffice, werden vorerkannt und wenn möglich der dazu gehörigen Zahlung bereits zugeordnet. Der Zeitaufwand für das Einsammeln und die Kontrolle der Vollständigkeit der Belege ist minimal. Oft spart man 80% Zeit bei diesen beiden Schritten.
Gleichzeitig sieht das Unternehmen im Vorerfassungssystem:
- welche Rechnungen offen sind (OPOS)
- welche Rechnungen fehlen (OPOS)
- Wieviel Geld rein und raus gegangen ist.
Wenn Sie wissen möchten, ob sich die Umstellung auf die papierlose Buchführung lohnt, können Sie das mit dem Zeitersparnisrechner ermitteln: https://fraupapierlos.de/zeitersparnisrechner/
Fazit
Es gibt einiges zu tun bis die eRechung kommt. Man kann abwarten oder man kann jetzt mit den ersten Schritten, die auch noch zu einer Zeitersparnis durch Optimierung der Prozesse führen, beginnen.
Panik ist nicht erforderlich, Aussitzen ist aber auch nicht angesagt. Am besten ist es, die Schritte, die heute bereits sinnvoll getan werden können, zu tun.
Meine Empfehlung ist die Umstellung aller Rechnungen auf einen voll digitalen Prozess, Schritt 1: Belege einsammeln lassen.
Hier gehts lang zur Papierlosigkeit: https://steffi-krueger.com/buchhaltung-automatisieren-aller-anfang-ist-leicht/
Steffi Krüger / fraupapierlos©
systematische Umstellung auf papierlose Buchhaltung für Steuerkanzleien und Unternehmen
Quellen:
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