Papier spricht viele Sinne an. Kreative Geistesblitze und Ideen lassen sich darauf skizzieren, kleine Notizen oder To-do-Listen verfassen. Und nach Gebrauch lässt sich das Blatt einfach zerknüllen und final in die Tonne treten. Aber wo Papier, da gerne auch mal Chaos. Wo ist nur die wichtige Notiz zum Kundengespräch abgeblieben? Wenn der Arbeitsplatz vor Papieren und Haftnotizen überquillt und die wichtigen von den unwichtigen Unterlagen nicht mehr zu trennen sind, spätestens dann wünscht sich so mancher einfach weniger Papierkram auf dem Tisch. Wäre so ein Büro ohne Zettelwirtschaft nicht schön? 

Na dann wird es allerhöchste Zeit. Aber was heißt eigentlich papierlos? Wie der Name schon sagt, wird weitestgehend auf handschriftliche Notizen und ausgedruckte Dokumente verzichtet, quasi alles von der E-Mail bis zur Rechnung. Arbeitsabläufe werden stattdessen mit Hilfe entsprechender Tools in digitalen Prozessen abgebildet. In diesem Blog zeige ich Ihnen, warum es ich lohnt, das Thema papierloses Büro anzugehen und wie Sie Arbeitsprozesse digital in Ihre kreative Arbeit einbinden können.

Struktur fürs kreative Chaos

Ein papierloses Büro ist demnach eine Frage der Organisation. Nun zählt Struktur vielleicht nicht unbedingt zu den Top Skills kreativer Menschen. Designer, Grafiker, Architekten oder Fotografen schwören oft sogar auf ihr Kreatives Chaos. Für vorgegebene Strukturen und geordnete Abläufe, ganz gleich ob digital oder analog, ist da oft wenig Platz. Leider ein Dilemma!

Denn: Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen führt zu Effizienzsteigerung. Warum ist das so? Weil Zeitfresser und Störfaktoren ausgeschaltet werden, die den schöpferischen Flow von Kreativen unnötig unterbrechen. Digitale Arbeitsprozesse schaffen Ihnen Kapazitäten für die einzelnen Kundenaufträge. Das spart Ihnen Geld, Zeit, Nerven und natürlich lästiges Suchen, falls ein Schmierzettel mal „unter den Tisch fällt“. 

Prozesse effizient bearbeiten

Eine Anfrage per E-Mail zu bekommen, ist eine alltägliche Situation für fast alle von uns. Damit beginnt die Arbeit. Sie kommunizieren mit dem Kunden telefonisch oder via Mail, erstellen Auftragsbestätigungen und Rechnungen oft in einem Textverarbeitungsprogramm, erfassen Ihre Kontakt möglicherweise doppelt, z. B. in Outlook und auf Ihrem Mobilgerät, und verwalten Ihre Termine in einem Kalender (hoffentlich nicht mehr in Papierform ). Ihre kreative Arbeit erledigen Sie digital mit einer Grafiksoftware, einem CAD-Programm oder einer anderen in Ihrer Branche üblichen Software. Am Ende jedenfalls sollten alle Dokumente fein säuberlich, vollständig erfasst und abgelegt sein. Zumindest Ihr Steuerbüro würde sich das wünschen. 

Sie sehen schon, hier überschneiden sich einzelne Arbeitsschritte. Leicht verzettelt man sich, wenn man unstrukturiert vorgeht. Dabei wäre es doch so schön, mit Konzentration und Engagement ganz in der kreativen Tätigkeit aufzugehen. Und gleichzeitig finden sich sämtliche Kundendaten, Projektinfos und Dokumente jederzeit schnell und in der aktuellen Version. Es gibt eine Lösung: Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse digital, denn das steigert Ihre Effizienz.

Schneller Zugriff auf digitale Dokumente

Prozessoptimierung funktioniert mit digitalen Dokumenten. Das setzt ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) voraus. Das bedeutet, Schriftstücke werden mithilfe einer Software elektronisch bearbeitet, verwaltet und archiviert. Das schließt sämtlich Dokumente ein: E-Mails, Rechnungen, Verträge etc., einfach alles, was in Ihrem Büro so anfällt.

Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich so viel schneller erledigen. Gleichzeitig behalten Sie dabei den Überblick, für welches Projekt welche Tasks noch offen sind, beispielsweise welche Rechnung geschrieben werden kann. Außerdem können Sie remote auf alle notwendigen Dokumente und zugehörigen Daten zugreifen. Das verschafft Ihnen die Freiheit, in der Umgebung zu arbeiten, die Ihre Fantasie beflügelt und Sie können zugleich sicher sein, dass Ihnen keine E-Mail, kein Termin und auch keine Rechnung durch die Lappen geht.

Ordnung und Platz durch digitale Archivierung

Kreativität lebt vom Chaos auf dem Schreibtisch. Diese Ansicht ist längst passé. Aktuelle Studien belegen, dass Menschen an einem aufgeräumten Schreibtisch konzentrierter und produktiver arbeiten. Digitalisierung verschafft Ihnen ein ordentliches Arbeitsumfeld. Damit werden  Kreativitätspotentiale zugänglich gemacht und voll ausgeschöpft. Ihre Synapsen können Funken sprühen. Nicht zuletzt spart ein digitalisiertes Büro auch bares Geld. Wenn Sie weniger ausdrucken, reduzieren Sie Kosten für Drucker und Papier. Im Sinne der Nachhaltigkeit liegen die Vorteile eines papierlosen Büros also ohnehin auf der Hand.

Tipps zur Umsetzung

Im papierlosen Büro dreht sich alles um Prozessoptimierung und den intelligenten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie. Basis ist eine gut durchdachte, saubere Analyse der Arbeitsprozesse. Der nächste Schritt ist die sorgfältige Auswahl der richtigen Hard- und Software. Hier lohnt es sich, ein wenig Zeit und Geld zu investieren. Sinnvolle, funktionelle Tools machen den Arbeitsalltag leichter. Schließlich soll die Technik dem Menschen dienen und nicht umgekehrt.

Die Struktur stimmt? Dann geht’s an die Inhalte, genauer gesagt um die folgenden Punkte:

Erfassung

Alle Dokumente vom Angebot bis zur Schlussrechnung werden direkt im Datenmanagementsystem erfasst. Externe Belege werden eingescannt. Scanner Apps können Texte und grafische Inhalte in einem digitalen Format als PDF, JPG oder Textdateien abspeichern. So wird das Smartphone zum Scanner. Das ist kostengünstiger als teure Scanner-Geräte.

Verarbeitung

Eine sinnvolle Datenorganisation ist so strukturiert, dass ein schneller Zugriff und eine leichte Aktualisierung möglichen ist. Die jeweiligen Daten müssen sich verknüpfen lassen, z. B. Kontakte und Auftragsbearbeitung. So wird eine beliebige Auswertung möglich. Das gelingt am besten mit einer logischen Ordnerstruktur.

Speicherung

Wichtig ist es, die Daten physisch so zu speichern, dass sie vor Zerstörung, Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sind. Das Thema Sicherheit steht hier im Fokus. Cloudsysteme speichern die Daten im Internet ab und bieten gleichzeitig ein Backupsystem an.

Kommunikation im Team

In Ergänzung empfiehlt sich ein professionelles Tool, um sich mit anderen Kreativen auszutauschen. In der Regel betrifft das die Kollegen im Team. Das erleichtert die Zusammenarbeit und lässt allen Raum, dann zu reagieren, wenn es Ihre kreative Arbeit zulässt.

Sie sehen, es ist nicht schwer, auf ein papierloses, digitalisiertes Büro umzusteigen… Oder?

Aller Anfang ist schwer

Das papierlose Büro hat einige technische Herausforderungen im Gepäck. Datenschutz und rechtliche Aspekte kommen noch dazu. Gründliche Recherche und umfangreiche Information schafft hier Sicherheit.

Die eigentliche Herausforderung bei der Umsetzung eines papierlosen Büros sitzt jedoch hinter dem Bildschirm Keine Sorge – damit sind Sie nicht allein! Die Überwindung von Gewohnheiten fällt uns Menschen erfahrungsgemäß schwer. Bei der Umstellung auf digitales Arbeiten müssen vertraute Arbeitsweisen geändert werden. Frust bleibt da nicht aus, denn neue Prozesse erfordern erst einmal mehr Denkleistung von uns.

Wenn Ihnen jedoch eine erfolgreiche Prozessoptimierung gelingt, können Sie nur profitieren. Das überzeugt sicherlich Ihr gesamtes Kreativteam. In einem papierlosen Büro ist Raum für die Individualität aller, denn die Arbeit kann jederzeit, von jedem Ort aus und parallel ausgeführt werden. Digitale Tools zur Kommunikation helfen dabei, Ablenkungen zu vermeiden. Sie können sich auf Ihren Einfallsreichtum, Ihre Projekte und Kunden konzentrieren.

Sie wollen überflüssigen Papierkram loswerden, brauchen aber konkrete Unterstützung? Mit mir, alias Frau Papierlos, haben Sie eine Fachfrau an Ihrer Seite, die mit dem Blick von außen bestehende Abläufe hinterfragt und bewertet. Gemeinsam finden wir die richtigen Tools, die genau zu Ihrem Arbeitsumfeld passen. Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie eine E-Mail. Ich begleite Sie gerne auf Ihrem Weg der digitalen Wandlung.

Fazit

Kreativität und Ordnung – was nach einem unüberwindbaren Gegensatz aussieht, ist ganz leicht kombinierbar. Bei genauerer Betrachtung lassen sich die beiden sogar sehr gut ergänzen und heben sich gegenseitig aufs nächste Level. Wenn lästige Aufgaben wie Büroorganisation oder Buchhaltung ganz nebenbei erledigt werden können, bleibt am Ende mehr Zeit übrig für wertschöpfende Arbeit und kreativen Output. Die Umsetzung Ihrer einzigartigen Ideen – und das ist doch die Aufgabe, für die Ihr Herz wirklich schlägt. Worauf warten Sie also noch? Starten Sie ins papierlose Büro!